«Google Drive» can save your life

«Google Drive» спасает жизни! Систематизация работы с помощью этого ресурса — гайд от блогера Штопора Полины Романычевой.

В чем главная задача координатора? Грамотно построить работу команды. Нельзя обойтись без системы. То есть в теории можно, но процесс работы над проектом усложняется и превращается в непонятное, сумбурное нечто. Как эту систему выработать? На самом деле, тут нужно прислушиваться к вашему ощущению проекта и команды. У всего есть своя специфика. Однако я все же пришла к ряду правил, являющихся для меня гарантом успешной работы. Моя система — не панацея. Но на ее основе создавался ряд крупных лицейских мероприятий: от Медианочи до мероприятий «Адаптации». Поэтому возможно эта система будет для вас полезной в дальнейшем или же подскажет, с чего начать. 

Итак, что нужно сделать? Открыть Google Drive. Дальше будем разбираться вместе. 

Шаг 1. Для чайников (совсем чайников)

Создаете на своем «гугл-диске» папочку. Называете ее. Расширяете доступ. Для этого следует нажать кнопку «Настройки доступа» в правом верхнем углу, затем нажать «расширенные» и выбрать нужный уровень доступа. Доступ — один из неприятных моментов в работе с «драйвом». О нем или забываешь, или не сохраняешь, или расширяешь не так, как следует. Просто запомните, что вам нужен открытый доступ пользователям по ссылке. С возможностью редактировать или нет — up to you. Сделав парочку доступных только вам документов, вы научитесь расширять доступ сразу, честно. Кстати, папку или документ еще можно сделать совсем закрытыми либо открытыми для определенных пользователей. 

Также можно создать отдельную почту и «драйв» к ней, но мне это кажется лишним. 

Шаг 2. Эти роли не для нас

Пришло время делить обязанности. Посмотрите на вашу команду, разделите ее на отделы, назначьте в каждом отделе по координатору. Я работала с четырьмя отделами: event, PR, дизайн, административные вопросы. Соответственно каждому отделу нужна своя папочка в общей папке/на диске мероприятия. От координаторов отделов, к слову, очень много может зависеть в дальнейшем, выбирайте их тщательно. 

Шаг 3. Хронос, можно подправить твою временную ленту?

Следующий шаг очень выручает в ситуациях, когда вы с командой работаете без очных встреч и обсуждений. Я с таким столкнулась летом, когда мы готовили «Адаптацию» в Лицее: все уехали из Москвы. Положение было действительно не самым приятным и одним августовским вечером на веранде «Маркетплейса» от отчаяния я сделала таймлайн. И это именно случай, когда «гугл-драйв» can save your life. Несмотря на то, что в Москве была только я, мы с ребятами создали успешное мероприятие на 1200 человек. 

В таймлайне прописываются все важные дедлайны, встречи, скайпы за три-четыре недели до мероприятия. Такой документ очень наглядно раскрывает подготовку мероприятия и помогает грамотнее распределять время. Одним словом, очень полезная штука, особенно если вы понимаете, что уже ничего не понимаете и вообще устали, заколебались и не знаете, что делать.  Образец можно посмотреть тут.

Шаг 4. Блин, контролеры

После того, как вы выбрали координаторов, нужно подумать о том, как следить за тем, чтобы вся остальная команда тоже работала. Я для этого создаю документы двух видов. Во-первых, табличка формата «организатор-отдел-задание на неделю-дедлайны». Ну и во-вторых, традиционные to do листы. Самая глупая ошибка — это держать в команде людей, которые ничего не делают или делают не то, что нужно. Так что советую этой части уделить особое внимание. Образец вот здесь.

Шаг 5. Антресоль

Что еще хранить на диске? Абсолютно все, что хочется. Сметы, контент-планы, тайминги — что угодно, проще говоря. Я советую дублировать на диск информацию со встреч (для этого можно даже сделать отдельную папочку). «Гугл-драйв» удобен именно тем, что туда можно скинуть всю информацию и свободно редактировать ее. И все в любой момент доступно команде. Получается своего рода «антресоль»: хранилище информации в удобном виде. 

Шаг 6. На приколе

У «драйва» есть определенные фишки, с которыми приятно работать: режим комментирования, встроенные списки дел и прочее. На нём очень удобно одновременно нескольким людям в режиме онлайн редактировать один документ. Ну и «гугл-формы», конечно. Супер удобный формат записи на мероприятие. Многие предпочитают Timepad, но мне «гугл-формы» все же кажутся более удобным вариантом. Ответы на форму «гугл» может сам собрать в таблицу. Рекомендую также почитать справку (кнопка с английской буквой i в правом верхнем углу) самого Google Drive. Там расписаны как основы работы с ресурсом, так и небольшие особенности и удобства.

Я постаралась собрать несколько этапов того, как и с чего нужно начинать. Правильно созданная база поможет вам не запутаться, ничего не забывать и все держать под контролем. Имея логичную систему работы, вы снижаете риски, которые несет в себе любой проект. Экспериментируйте, создавайте свое и находите наиболее удобное. Желаю удачи!

Примеры удачных (по моему мнению, конечно же) «гугл-драйвов»: первый и второй.

Иллюстрация: Алёна Волоховская