По тонкому «Льду»: как найти каток на 350+ человек
«Лёд» — масштабное вышкинское мероприятие. В этом году оно, как и в прошлом, будет проходить в ночное время. Планируется грандиозная кибервечеринка с конкурсами и мастер-классами от профессиональных хоккеистов и фигуристов.
На мероприятие можно попасть, только если вы зарегистрировались заранее, а это было практически так же сложно, как купить билеты на Чемпионат мира по футболу два года назад. Вечеринка «Лёд 2.0» — в стиле неон, так что за самый стильный и с-коньков-сшибательный костюм можно получить классный приз.
Первый пост с информацией о дате катания быстро набрал много лайков и комментариев, некоторые студенты делились анонсом с друзьями просто так. В конечном счете у поста набралось 9,8 тысяч просмотров. Первые 50 билетов закончились за 4 минуты, 200 билетов на второй волне регистрации — за 9 минут и последние 100 билетов — за 3 минуты. На катание с 7 на 8 февраля пустят даже тех, кто никогда не стоял на коньках — самое время попробовать что-то новое!
Координатор «Льда» Екатерина Егорычева рассказала «Штопору» о трудностях, с которыми столкнулись организаторы в реализации крупного мероприятия на такой «скользкой» площадке.
В 2018 году появились «Кураторы НИУ ВШЭ» — студенческая организация, которая не связана напрямую с адаптацией первокурсников. Она занимается организацией мероприятий, объединяющих людей с разных курсов и направлений. Первым проектом, который придумали и реализовали Кураторы, был именно «Лёд».
Фотограф — Дмитрий Тесля
В 2019 году на ночное катание в Мегаспорт пришло 290 человек. Все 6 часов участники отрывались под Меладзе и МакSим, участвовали в конкурсах, а некоторые даже сыграли в «человеческий кёрлинг».
После появления «Кураторов НИУ ВШЭ» в прошлом году собралась отдельная команда и стала организовывать разные мероприятия. В нее входят люди, которые были или еще остаются кураторами.
В преддверии «Льда» ивент-отдел разделился на рабочие группы; у каждой были чаты, где ребята начали заниматься поиском площадки, разработкой концепции, пиаром, проработкой программы, спонсорами и техническими задачами. Прежде всего, нужно было найти площадку для мероприятия. Но это оказалось не так просто.
«Катков мы обзвонили и объездили очень прилично. Везде спрашивали про прокат, заточку, наличие медика, охраны, питания — все, чтобы площадка подходила под наш запрос».
Екатерина Егорычева, координатор «Льда»
После первого собрания в начале декабря организаторы начали накидывать примерные варианты катков с контактами и месторасположением. Основных критериев для отбора было три: стоимость площадки в час, относительная близость к метро и достаточное количество пар коньков. Как оказалось, очень мало катков предусматривают прокат на большое количество человек, а на некоторых площадках проката нет вообще. Это стало самой проблемной частью в подготовке проекта.
«Если с чем-то другим мы еще могли что-то придумать, то с коньками было намного сложнее».
Екатерина Егорычева, координатор «Льда»
Планировали определиться с площадкой до новогодних праздников, чтобы после каникул в основном заниматься разработкой программы и спонсорами, но сначала требовалось решить проблему с прокатом. Не было никакой определенности, поэтому над поиском трудились все. Ребята из каждого отдела находили всевозможные варианты, некоторые спрашивали знакомых, связанных с хоккеем. Все говорили, что прокат — это проблема.
Из-за того, что активная работа проходила во время сессии, кто-то во время переговоров с площадкой находился чуть ли не на экзамене. Устроили практически массовый open call.
Периодически появлялись подходящие и по цене, и по обстановке варианты — таким был один из частных катков, но у него также не было проката, а закупать коньки специально никто не собирался. Стали искать выездные прокаты, правда, из-за зимнего сезона многие не готовы были отдавать свои коньки, даже несмотря на то, что мероприятие проходит ночью. Рассматривали вариант с тем, чтобы забрать коньки с площадки поздно вечером и отвезти обратно рано утром, но все это сильно бы ударило по бюджету. Одна пара коньков на ночь стоит 500 рублей плюс залог 1000 рублей, итого 1500 рублей за одну пару коньков, учитывая, что таких нужно будет 100. Потянуть такой расход на оборудование практически нереально, поскольку сама площадка стоит довольно дорого. Поэтому и этот в остальном хороший вариант быстро отмели.
В конечном счёте, осталось две площадки: Морозово и Локомотив. У каждой были свои преимущества и недостатки. Для того, чтобы определиться, решили выделить основные минусы каждого варианта и затем понять, какие из них менее существенные. У Локомотива это: отсутствие питания на месте, дополнительные сложности с техникой и всего 70 пар коньков, но обещали взять дополнительные. У Морозово единственный минус в том, что, по правилам площадки, мероприятие должно было пройти в ночь с пятницы на субботу.
«В голосовании, где нужно было выбрать между отсутствием проката и проведением мероприятия с пятницы на субботу, выиграл вариант со стабильным прокатом с пятницы на субботу».
Екатерина Егорычева, координатор «Льда»
У «Льда» с прошлого года появилось много поклонников, и разочаровать отменой мероприятия из-за того, что просто не нашли площадку, не хотелось.
«Лёд» в Мегаспорте
Фотограф — Дмитрий Тесля
В итоге, в Морозово есть всё, что нужно: еда, охрана, техника, медик и, главное, достаточное количество коньков. Кроме того, будет оборудовано три катка, каждый из которых задействуют в соответствии с концепцией, но всё это пока останется в тайне.
С 7 на 8 февраля все те, кто зарегистрировался, смогут оторваться на вечеринке «Лёд 2.0». А те, кто не попал, (как, например, редактор «Штопора») — смотрим фотки, ждем следующего года и желаем успехов организаторам в поисках той самой площадки.
